Komputer dan Masyarakat XII

KOMPUTER DAN INDUSTRI SOFTWARE

SESI - 12

ENTERPRISE RESOURCES PLANNING / ERP

(PAKET APLIKASI E-BUSINESS)

suatu paket perangkat lunak dengan aplikasi yang terpadu berbasis internet—aplikasi e-Business--, digunakan secara luas di organisasi.

Transaction processing system (TPS) dilengkapi dengan sistem informasi fungsional lain yang terintegrasi (aplikasi ERP) untuk memenuhi kebutuhan informasi pada manajemen level operasional.

Fungsi-fungsi Perusahaan yang dapat diolah oleh aplikasi ERP

(1) akuntansi,

(2) keuangan,

(3) sumberdaya manusia,

(4) pemasaran

(5) dan logistik.

Modul-modul Fungsi akuntansi à Aplikasi ERP :

(1) buku besar;

(2) piutang dagang;

(3) hutang dagang;

(4) aktiva tetap;

(5) manajemen kas

(6) dan akuntansi biaya.

Modul-modul fungsi keuangan à aplikasi ERP :

(1) analisis portofolio;

(2) analisis risiko;

(3) analisis kredit;

(4) manajemen aktiva;

(5) sewa-guna

(6) dan manajemen real-estate.

Modul-modul fungsi sumberdaya manusiaà aplikasi ERP :

(1) rekruitmen;

(2) penggajian;

(3) manajemen personil;

(4) pengembangan karyawan dan manajemen kompensasi.

Modul-modul fungsi pemasaran à aplikasi ERP :

(1) manajemen relasi pelanggan;

(2) pemasukan order;

(3) pemrosesan order.

Modul-modul aplikasi ERP pada fungsi logistik :

(1) perencanaan produksi;

(2) manajemen material;

(3) manajemen pabrik.

Perbedaan aplikasi ERP dengan aplikasi komersial lain :

1. modul-modul ERP terintegrasi lewat database yang umum dimana jika terjadi transaksi order penjualan maka hasil dari transaksi ini akan langsung berakibat pada modul database akuntansi, logistik, dan pengiriman;

2. modul-modul ERP dirancang sesuai dengan proses bisnis yang mengikuti proses rantai nilai(value chain) / rantai penyediaan (supply chain).

Tujuan perusahaan membeli paket ERP :

1. menerapkan aktivitas-aktivitas mata rantai/value chain : logistik bahan mentah, produksi, logistik bahan jadi, penjualan, pemasaran dan jasa purna-jual;

2. mendukung aktivitas bisnis fungsional meliputi : proses akuntansi, keuangan, sumberdaya manusia, dan fungsi-fungsilain.

Manfaat-manfaat ERP yang berhubungan dengan bisnis :

1. data terintegrasi yang dapat diakses oleh unit bisnis lain;

2. menyediakan rekayasa proses bisnis à orientasi proses dan pengurangan biaya proses bisnis;

3. menyediakan kemampuan global : globalisasi lewat proses bisnis yang umum dan kelas dunia.

Manfaat-manfaat ERP yang berhubungan dengan teknologi informasi antara-lain :

1. membeli paket ERP : waktu lebih cepat, biaya relatif murah, dan kemampuan terjamin;

2. arsitektur TI : menghemat biaya.

Manfaat-manfaat ERP yang berhubungan dengan bisnis dan teknologi informasi adalah fleksibilitas menggunakan client server system yang mudah dikembangkan sesuai dengan pertumbuhan bisnis.

Kelemahan-kelemahan paket ERP :

1. implementasi ERP sangat sulit dan resistance to change bagi personil akibat perubahan proses bisnis;

2. biaya implementasi ERP sangat mahal, hampir jutaan dolar;

3. organisasi hanya fokus pada manfaat ERP yang besar, tidak mempersiapkan personil untuk berubah;

4. personil yang dibebani tugas dan tanggungjawab yang besar dan kurang kesiapan mental yang baik maupun kurang keahlian.

SAP suatu paket ERP yang popular :

· Nama perusahaan Systemanalyse und Programmentwicklung atau disingkat SAP, didirikan pada 1972 di Mannheim, Jerman.

· Berganti nama menjadi : Syateme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung (System, Applications and Product in Data Processing) yang berkantor pusat di Walldorf, Jerman.

Pengguna SAP :

(1) Perusahaan kimia Dow Chemical Company,

(2) EI. Du Pont de Nemours & Company,

(3) Perusahaan minyak Chevron Corporation

(4) Exxon Corp.,

(5) Perusahaan komputer (IBM, Intel dan Apple).

Perkembangan terakhir(tahun 1999), SAP meluncurkan produk mySAP.com :

(1) Paket ERP versi SAP/R3 yang digunakan secara komprehensif berbasis internet dengan menambahkan aplikasi e-Bussiness : customer relationship management/CRM, supply chain management/SCM, dan modul workplace, serta modul marketplace—perdagangan on-line.

(2) Paket terintegrasi berbasis client server, terdisribusi dan menggunakan grafik sebagai penghubungnya. R3 berarti three tiers yang terdiri dari tiga tingkatan antara-lain : 1. client / intelligent terminal di client server system; 2. application server yaitu tempat program-program aplikasinya; 3. database server sebagai tempat basis datanya.

Produk Terkini SAP :

Produk mySAP.com merupakan produk SAP terkini berupa modul-modul :

1. supply chain management (berbasis internet);

2. product life-cycle management;

3. human capital management;

4. financials;

5. business intelligence;

6. customer relationship management (berbasis internet);

7. e-Commerce (berbasis internet).

Produk mySAP.com, aplikasinya berbasis pada supply chain sebagai kekuatan produk, dan mempunyai modul-modul antara-lain :

1. advance planner and optimizer;

2. logistic execution system;

3. logistic meliputi sub-sub modul :

a. production planning;

b. project system;

c. materials management;

d. quality management;

e. plant management;

Lima submodul diatas berhubungan dengan produksi.

f. product data management;

g. sales and distribution;

Dua submodul di atas berhubungan dengan penjualan.

h. logistic information system.

Submodul di atas berhubungan dengan laporan-laporan produksi dan penjualan.

Untuk mengetahui siklus produk yang cepat dan tepat serta relevan dengan kenyataan iklim pasar dapat digunakan aplikasi product life-cycle management yang memiliki beberapa sub-sub modul antara-lain :

(1) program management;

(2) lifecycle data management;

(3) change and configuration management;

(4) lifecycle collaboration;

(5) environmental, health, and safety management.

Aplikasi yang berkaitan dengan sumber daya manusia adalah human capital management yang memiliki beberpa sub-sub modul antara-lain :

(1) organizational management;

(2) personnel management;

(3) employee self service;

(4) recruitment;

(5) personnel development;

(6) training and event management;

(7) compenstaion management;

(8) benefit administration;

(9) personnel cost planning;

(10) time management;

(11) payroll;

(12) travel management.

Aplikasi yang berkaitan dengan keuangan(financial) terdiri dari : manajemen keuangan perusahaan, manajemen leasing dan aset serta manajemen real estat.

Submodul manajemen keuangan perusahaan / corporate financial management dibagi menjadi beberapa sub-submodul antara-lain :

(1) transaction manager;

(2) portofolio analyzer;

(3) in-house cash;

(4) market risk analyzer;

(5) liquidity planner;

(6) credit risk analyzer.

Untuk menganalisis kekuatan dan kelemahan pesaing bisnis dapat digunakan aplikasi inteligensi bisnis / business intelligence yang terdiri dari beberapa modul antara-lain :

(1) business information warehouse;

(2) knowledge management;

(3) strategic enterprise management.

Aplikasi yang tidak mempunyai modul adalah aplikasi customer relationship management.

Aplikasi untuk proses transaksi antara pembeli dan penjual yang berbasis internet adalah e-Commerce, terdiri dari beberapa modul :

(1) buying;

(2) selling;

(3) open catalog interface.

Implementasi SAP.

Untuk menentukan keberhasilan pemanfaatan SAP diperlukan implementasi SAP dengan teknik dan metodologi yang tepat. Implementasi SAP membutuhkan biaya, waktu dan sumber daya yang relatif tinggi. Keberhasilan impelementasinya harus didukung semua elemen dalam organisasi. Oleh karena itu untuk mencapai keberhasilan tersebut diperlukan teknik dan metodologi seperti-berikut :

1. Teknik manajemen risiko.

Risiko dalam mengimplementasikan SAP adalah risiko organisasi dan risiko teknik. Kedua risiko ini akan mempengaruhi kemampuan proyek terutama pada hasil yang tepat waktu dan sesuai dengan anggaran sehingga sesuai dengan kualitas yang diharapkan;

2. Teknik manajemen proyek dan program.

Dalam implementasi SAP, harus dibuat lebih terinci—elaborasi--setiap kegiatan tahap pelaksanaannya sehingga menjadi bagian-bagian kegiatan yang kecil dan sederhana. Teknik ini menggunakan milestone management atau goal-directed proyect management.

Proyek implementasi SAP ini cukup rumit karena menyangkut aspek organisasi dan aspek teknik. Oleh karena itu dalam proyek implementasi SAP ini diperlukan perencanaan, penganggaran, penjadwalan, pengawasan dan pengendalian.

3. Teknik manajemen perubahan.

Setiap terjadi perubahan terhadap budaya organisasi akibat perubahan strategi bisnis, struktur oragnisasi, sistem dan proses-prosesnya maka akan timbul gejolak—resistensi diri dari karyawan. Oleh karena itu perubahan ini harus dikelola dengan benar dan baik, pendekatan yang dilakukan adalah :

- membangun pemahaman, menghormati dan menjaga komitmen untuk perubahan selama proses implementasi;

- menyatukan elemen-elemen organisasi : struktur, aturan, dan kemampuan untuk menunjang perubahan;

- selalu meningkatkan kemampuan untuk mempertahankan perubahan.

4. Teknik proses desain-ulang.

Pendekatan yang dilakukan dalam proses desain-ulang dalam implementasi SAP ini antara-lain :

- Desain-ulang blue-sky(Up-front approach).

Pendekatan ini dilakukan sebelum implementasi SAP. Setelah proses organisasi dilakukan desain-ulang dan berhasil dengan baik, maka kemudian dilakukan implementasi SAP;

- Back-end approach.

Kebalikan dengan pendekatan di atas, yaitu implementasi SAP dilaksanakan lebih dahulu, maka kemudian dilakukan desain-ulang.

- Parallel approach.

Implementasi SAP dilakukan serentak dengan perubahan proses.

5. Metodologi Accelerated SAP (ASAP).

Metodologi implementasi SAP ini menggunakan ASAP yaitu suatu program yang dapat membantu mengurangi waktu implementasi SAP sampai dengan setengahnya. Fasilitas ASAP antara-lain : tools, templates—proses best practices untuk penggunaan SAP--, pertanyaan-pertanyaan yang berkaitan dengan tahapan-tahapan agar pengguna sistem mengerti tugas-tugasnya.

Dampak Implementasi ERP.

Beberapa dampak implementasi ERP menurut Peter Gross (2004), antara-lain :

1. Resistance.

Ketakutan dan resistensi orang terhadap teknologi dan perubahan sebagai reaksi normal dalam suatu proyek. Implementasi ERP menyentuh lingkungan internal dan eksternal bisnis, sehingga konsekuensinya adalah takut .

Selama presentasi proyek ERP berlangsung, pemimpin proyek mengevaluasi rasa takut, untuk menjamin tim bahwa hal ini alami, maka setiap tim bereaksi terhadap persoalan. Pengalaman menunjukkan bahwa proses keberhasilan dengan menggunakan kemampuan yang ada;

2. Euphoria.

Tim telah melaksanakan perkerjaan dengan baik, suatu euphoria pada proses bisnis baru dipresentasikan selama tahap penjelasan proyek. Tim membandingkan manfaat sistem baru, tahapan proses, dan penyempurnaan pelaporan. Rasa ingin tahu tim meningkat untuk beralih menggunakan sarana baru.

Tim harus meningkatkan beban kerja. Tim mengujikan teori melalui proyek percontohan. Mereka menggunakan seluruh kemampuan untuk migrasi data dan cutover—mengganti sistem lama dengan baru.

3. Desperation.

Ketika softawre baru berjalan, tim merasakan secara mendalam—mereka telah bekerja secara sistematis pada sistem baru atau sebaliknya. Pada mulanya, tim berjuang dan memanfaatkan dan mengadakan pertemuan-pertemuan pada pekerjaan harian. Mereka meninggalkan pola keamanan lama.

Tim merasa kecewa dan bertahan pada sistem lama. Pada akhirnya tim berubah dan merasa lebih mudah menggunakannya.

4. Recovery.

Implementasi ERP adalah rumit--bukan tergantung besar-kecilnya perusahaan. Keberhasilan suatu proyek adalah pelaksanaannya menggunakan metodologi yang tepat dengan berbagai produk ERP.

Implementasi ERP sebaiknya menggunakan metodologi “Milestone Deliverable”. Karena proses ini sesuai dengan kenyataan umum--common-sense--, dan pendekatan cut-to-the chase yaitu menjaga selalu dialog dengan konsultan, mengganti terpusat dengan proses terdefinisi dan hasilnya dapat dirasakan.

Kasus 1 : Optimisasi Supply Chain.

Ketika pengurangan staf adalah bukan pilihan terbaik sehubugan dengan pemotongan biaya, organisasi perawatan kesehatan harus memperhatikan yang lain untuk mengendalikan biaya. Berapa tahun yang lalu, klinik dan RS. Alina menunjukkan penghematan biaya opportunity yang sigifikan pada operasi manajemen material. Allina telah mengambil keputusan penting untuk menetapkan fasilitas sistem ERP. Berhubung kompleksnya organisasi kelompok pembelian menetapkan harga, sering kesulitan menetapkan harga yang tepat bagi berbagai produk. Allina mulai kontrak GPO dan Non-GPO dalam sistem, Feb’2000. Rasio biaya supplies RS dengan pendapatan jasa pasien turun selama 10 bulan dari 13.2% menjadi 12.8%. Tujuan lain adalah memindahkan pembelian dari status non-kontrak menjadi kontrak mencakup produk. Menje;ang juni 2003, prosentase kontrak pembelian meningkat dari 50% hingga 58%,

Kasus 2 : Perhatian terhadap Pelanggan ERP.

Gourmet food Michael Angelo membeli ERP untuk menggantikan software enteprise dengan Ross System Inc., sebuah penjual ERP yang memfokuskan pada produksi makanan dan operasi proses lain. Pembuat produk-produk refrigerated dan frozen seperti lasagna dan calzones mempertahankannya dan vendor ERP : Oracle. PeopleSoft dan SAP yang begitu mahal. Michael Angelo berencana mengupgrade versi terakhir sehingga mendapatkan keuntungan dengan modul baru : ware house management, demand-planning, dan shop-floor control system. Provider ERP lain, Lawson Software Inc. segera meluncurkan strategi ekspansi perusahaan pada konferensi user yang menawarkan pelanggan software kualitas terunggul yang lebih mudah diinstal dan dimaintain.

Kasus 3 : Sistem ERP Produk dari PeopleSoft Inc.

Lima perusahaan Amerika Serikat mengadakan pertemuan membahas tantangan globalisasi. Pada 500 lokasi yang tersebar di 30 negara, Johnson Controls Inc. telah meningkatkan bandwidth internet 50% tahun lalu. Untuk mengatasi masalah bandwidth tersebut perusahaan itu menggunakan nGenius Performance Management dari NetScout Systems Inc. Tujuannya adalah menciptakan efisiensi pada TI, pengembang menghindari duplikasi pekerjaan dan membaginya.

Setelah 3 tahun perencanaan dan pengembangan, Bank New York mengembangkan secara global lingkungan data pelanggan terpusat. Sistem tersebut dieksekute dengan software automatisasi angkatan kerja penjual dari Siebel Systems Inc.

GrafTech Internasional Ltd. menciptakan single global supply chain management dan sistem ERP dengan produk dari PeopleSoft Inc. EDS menggunakannya 2 tahun lalu di lingkungan data center dan mengelola 65.000 server dengan ratusan ribu pelanggan.

Kasus 4 : Partisipasi Pengguna ERP yang Independen.

Partisipasi pengguna ERP untuk kegiatan perencanaan dan penjadwalan adalah independen. Penelitian baru menunjukkan bahwa ada kebutuhan untuk menghandel kegiatan terdistribusi dengan cara terpadu, terutama ketidakpastian dan perubahan cepat lingkungan. Sistem multiagen, cabang artificial intelligenc terpadu adalah teknik modelling untuk sistem terdistribusi. Teknik tersebut sesuai dengan jaringan supply chain terpadu yang mendidstribusikan entitas-entitas ke dalam sistem, dan setiap entitas mengambil keputusan secara lokal, misalnya sistem informasi di lokal.

Dengan menggunakan teknik modelling multiagen, jaringan supply chain dapat dikembangkan secara efisien. Laporan penelitian tersebut tidak menyebutkan mekanisme koordinasi lebih tinggi. Penelitian tersebut membantu untuk mengusulkan framework pemanfaatan sistem multi agen yang berhubungan dengan mekanisme koordinasi khusus ke jaringan supply chain manufaktur.

Kesimpulan

Hasil kajian ERP dalam e_Business ini dapat disimpulkan seperti-berikut :

1. Setiap perusahaan harus menyadari bahwa era globalisasi harus dihadapi dan diatasi dengan meningkatkan kualitas sumber daya manusia dan menerapkan fungsi manajemen secara optimal dengan menggerakannya di setiap area fungsional perusahaan yang dibantu dan didukung sistem komputer;

2. Operasi bisnis yang berbasis komputer khususnya e-Business pada setiap perusahaan harus mengutamakan pelayanan pelanggan bahwa proses transaksi dan kerahasiaan data pelanggan terjamin;

3. Proses membeli ERP adalah membutuhkan investasi yang relatif mahal maka diperlukan proses seleksi dan pemilihan sistem ERP dengan mengikuti langkah-langkah seperti-berikut :

a. memilih vendor ERP yang tepat;

b. meminta proposal dari vendor;

c. menjaring vendor yang tepat melalui proses benchmark;

d. mengevaluasi vendor yang lolos seleksi dengan mempertimbangkan faktor-faktor :

- mudah digunakan;

- modularitas dan kemudahan modifikasi;

- kecepatan proses;

- kelengkapannya;

- pengendalian terprogram;

- dukungan-dukungan lain : pelatihan, dokumentasi manual, bantuan instalasi dan operasi, garansi, backup bila terjadi perubahan versi, bantuan kustomisasi jika ada modifikasi, reputasi vendor, pengalaman vendor;

e. membuat kontrak mencakup : jaminan garansi, kewajiban akibat putus kontrak, pinalti jika terjadi keterlambatan/kegagalan, cara pembayaran, dan pengaturan-pengaturan lain;

4. Pemanfaatan dan penerapan aplikasi ERP untuk memudahkan operasi bisnis setiap perusahaan dalam menghadapi pesaing bisnis dalam meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan maupun pemasok sehingga perusahaan mendapatkan keuntungan bsinis yang optimal;

5. Setiap perusahaan yang membeli ERP, dalam proses implementasi ERP harus menggunakan metodologi dan teknik yang tepat, mengingat harganya relatif mahal. Teknik dan metodologi tersebut meliputi : teknik manajemen risiko, teknik manajemen proyek dan program, teknik manajemen perubahan, teknik proses desain-ulang, dan metodologi Accelerated SAP (ASAP).

Referensi :

1. Onno W. Purbo, Aang Arif Wahyudi, “Mengenal e-Commerce”, penerbit PT. Elex Media Komputindo, Jakarta, Mei 2001;

2. Budi Sutedjo Oetomo, Skom., MM, “Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi”, Penerbit Andi, Yogyakarta, 2002;

3. Tabratas Tharom, Marta Dinata, Xerandi,” Mengenal Teknologi Informasi”, penerbit PT. Elex Media Komputindo, Jakarta, 2002;

4. Yogiyanto HM, MBA, Akt, Ph.D., “Sistem Teknologi Informasi”, penerbit Andi, Yogyakarta, 2003;

5. Yogiyanto HM, MBA, Akt, “Analisis dan Desain Sistem Informasi”, penerbit Andi, Yogyakarta, 1989;

6. Peter Gross, “The ERP Project Emotional Curve : Manage the Project Tasks and Deliverables But Pay Attention to the Intangibles, too!”, Juli, 2004;

7. Scot Grove, “Optimizing the Supply Chain”, Health Management Technology. Atlanta: Jan 2004. Vol. 25, Iss. 1; pg. 24;

8. Beth Bacheldor, ” Midtier ERP Customers Command Attention”, InformationWeek. Manhasset: Apr 26, 2004. , Iss. 986; pg. 24, 1 pgs;

9. David M Ewalt, Chris Murphy, Tony Kontzer, Beth Bacheldor, Darrell Dunn,”ERP system using PeopleSoft Inc.“, InformationWeek. Manhasset: May 31, 2004. , Iss. 991; pg. 40, 6 pgs.

10. FTS Chan, HK Chan,” Partisipasi Pengguna ERP yang Independen”, 2004.